会議はこれだけで大丈夫

はじめに

会議を取り仕切ることになったビジネスパーソンで、実は会議のやり方がわからない、

という方は少なくないだろう。

会議のやり方を学ぼうと諸先輩方の会議を見ていても、ただダベっているだけで得るものはない。
また書籍で勉強しても内容が高度すぎてほぼ実践するのは不可能と感じる。

私もそう感じていた一人であった。が色々と試行錯誤を行いたくさんの会議をこなした結果、今では曲がりなりにも結果の出せる会議を取り仕切ることができるようになった。

私のように会議のやり方がわからない、会議のやり方を変えたい、と思っている方は
このサイトの内容を実践してほしい。

内容は明日にでも実行に移せる簡単なもので、敷居もたいへん低い。
なので、「二の足を踏む」ということもなく即実行可能だ。

まず会議の流れだが、大きく３つに分けることができる。

となる。

それぞれが密接に関わり合っていて
どれか一つでも疎かにするといい会議にはならない。

自分が取り仕切る会議で最も大事なのがこの「準備」だ。ここでは会議の成果となる目的を決めたり、その目的を果たすために必要な参加者の選定や資料のリストアップ、進行方向の策定といった作業を行う。

まずは目的を明確にし、次に目的に沿った議題を設定しよう。
例えば目的が「顧客満足度の向上」だとすると議題は「顧客満足度向上のための施策作成」といった具合だ。

目的と議題が決まったら、それらに必要な参加者を考えよう。
顧客満足向上に関する目的と議題であれば、カスタマーサポート部隊の責任者に参加してもらう、という感じだ。

ここでは情報とアイテムを準備する。

情報の方は例えば顧客対応票やクレーム分析情報になる。これらが手元になければ担当部署に提出を要請しておこう。情報のボリュームが多い場合は事前に参加者に配布して目通ししてもらおう。

アイテムはPCとプロジェクター、スクリーン、その他必要になるものを考えて準備しよう。
PC、プロジェクターとスクリーンはどんな会議でも進行に使えるので毎度準備したいところだ。

これまでに準備した内容を元に進行のやり方を考える。例えば事前配布していない資料がある場合は、会議の冒頭に読む時間を数分取ってから、意見出しを○○分行って、その中で効果が高いものを絞る、という具体だ。

実際に会議が始まったら準備した通りに進めよう。会議中は議題、意見を参加が共有できるようにし会議を終える際には会議で「決まったこと」と「やること」を確認しよう。

会議中は議題をPCに打ち込み、それをプロジェクターに写し出そう。
参加者から出された意見は、そのまま打ち込み、それに対する疑問が出たらそれも打ち込もう。
この際、下のようにインデントして論理構成がわかるようにすると話が整理されて脱線することも少なくなる。

・議題に対する意見

・意見に対する意見

・意見に対する疑問

・議題に対する意見

・意見に対する疑問

会議を終える際は「決めたこと」と「やること」を確認しよう。これを怠ると会議が全て無駄になってしまう。

また「やること」は誰が、何を、いつまでに、という３点を含めて確認したい。

できれば会議の内容を要約した議事録を作成したいが、面倒な場合は「決めたこと」と「やること」をメールで参加者全員に送信しよう。

送信後はやることの進捗管理を行えば言いっ放し、やりっ放しにならずに済む。